نرم‌افزار بایگانی اسناد و مدارک افراد و مشتریان
برگه‌یار نرم‌افزار بایگانی اسناد برای ویندوز است: هر سند را با عنوان، تاریخ و فایل پیوست ثبت می‌کنید و به مشتری مربوط وصل می‌کنید تا همه مدارک او یک‌جا پیدا شود.
مشکل پوشه‌های پراکنده
اسکن قرارداد در یک پوشه است، عکس مدرک در گوشی، و فهرستش در فایلی که کسی یادش نیست کجا گذاشته. وقتی کسی می‌پرسد قرارداد فلان مشتری کدام بود، باید چند جا بگردید.
نرم‌افزار بایگانی ساده یک کار را درست انجام می‌دهد: فهرستی که هر ردیفش یک سند است، فایل خودش کنارش است و معلوم است سند مال کیست. جست‌وجو هم در همه ستون‌های فهرست انجام میشود.
هر سند چه چیزهایی دارد
الگوی آماده «بایگانی اسناد» برای ثبت هر سند این فیلدها را دارد.
- عنوان، مثلاً «قرارداد همکاری سالانه» یا «گواهی ثبت شرکت»
- فایل پیوست، از هر نوعی که روی رایانه دارید، مثل اسکن، عکس یا PDF
- تاریخ شمسی
- مشتری مرتبط، که از لیست مشتریان انتخاب میشود
- توضیحات، برای هر نکته‌ای که لازم است کنار سند بماند
فایل کجا ذخیره میشود
وقتی فایلی را به سند اضافه می‌کنید، یک نسخه از آن در پوشه اطلاعات برنامه کپی میشود. اگر فایل اصلی را از جای قبلی‌اش جابه‌جا کنید یا پاک کنید، سند هنوز فایلش را دارد. فایل را با دکمه «باز کردن» در فرم همان سند باز می‌کنید.
همین فایل‌ها در پشتیبان هم قرار می‌گیرند. پشتیبان یک فایل zip است که پایگاه داده و پیوست‌ها را با هم نگه می‌دارد، پس با یک نسخه روی فلش، هم فهرست و هم مدارک را دارید. هرچه پیوست‌ها بیشتر شوند حجم پشتیبان هم بیشتر میشود.
وصل کردن سند به مشتری یا فرد
ستون «مشتری» در لیست اسناد به لیست مشتریان وصل است. مشتری را یک بار ثبت می‌کنید و در هر سندش فقط اسم را از فهرست برمی‌دارید. اگر بعداً بخواهید ببینید یک مشتری چه اسنادی دارد، همان نام را در کادر جست‌وجو می‌نویسید.
این همان اتصال لیست‌هاست که در اکسل با چند برگه و تایپ دوباره انجام می‌شد. وقتی نام مشتری عوض شود، یک جا اصلاحش می‌کنید.
پرونده پرسنلی و ثبت اطلاعات افراد
الگوی آماده مخصوص پرونده پرسنلی نداریم، ولی خودتان میتوانید آن را بسازید. برگه‌یار هر لیستی را با فیلدهای دلخواه می‌سازد، از جمله متن، عدد، تاریخ شمسی، چندگزینه‌ای، فایل و انتخاب از لیست دیگر. برای کارکنان لیستی با نام، تلفن، تاریخ شروع کار و وضعیت می‌سازید و برای مدارک آن‌ها، لیست دومی با فیلد فایل که به لیست کارکنان وصل است.
نتیجه همان کاری است که پوشه پرونده پرسنلی می‌کند، با این تفاوت که جست‌وجو دارد و هر مدرک را از روی نام فرد پیدا می‌کنید. برای ساختنش برنامه‌نویسی لازم نیست.
چاپ، خروجی و اسناد قبلی
فهرست اسناد را میتوانید با «چاپ لیست» روی کاغذ بیاورید یا به اکسل و CSV خروجی بگیرید. اگر فهرست مدارک شما الان در اکسل است، گزینه «ورود از اکسل» ردیف‌ها را به لیست اسناد می‌آورد. فایل خود اسناد از این راه وارد نمی‌شود، چون فیلد فایل را باید خودتان از هر سند اضافه کنید.
برگه‌یار سیستم اتوماسیون اداری نیست. گردش کار، امضا و ارجاع بین کارمندان ندارد و برای بایگانی دفتر کوچک ساخته شده است. اگر روی هر سند بخواهید تأیید چند نفر را بگیرید، به ابزار دیگری نیاز دارید.
پیش از شروع
میتوانید الگو را «با نمونه داده» بسازید و چند سند نمونه ببینید. نسخه آزمایشی رایگان تا ۳۰۰ برگه یا ۳۰ روز کار می‌کند، هرکدام زودتر برسد. هر سند یک برگه حساب میشود و کار روزانه اینترنت نمی‌خواهد.
پرسش‌های متداول
آیا میتوانم فایل اسکن یا PDF را به هر سند پیوست کنم؟
بله. الگوی «بایگانی اسناد» فیلد فایل دارد. فایل در پوشه اطلاعات برنامه کپی میشود و در پشتیبان هم قرار می‌گیرد.
میتوانم سند را به مشتری وصل کنم؟
بله. ستون «مشتری» در لیست اسناد از لیست مشتریان انتخاب میشود و با جستوجوی نام او، اسنادش را میبینید.
برای پرونده پرسنلی الگوی آماده دارید؟
نه. ولی میتوانید لیست کارکنان و لیست مدارک را با فیلدهای دلخواه، از جمله فایل و اتصال بین دو لیست، خودتان بسازید.