جایگزین اکسل برای ثبت اطلاعات مشتریان، فروش و پرونده‌ها

اکسل در چه کاری خوب است

اکسل برای حساب و کتاب آزاد ساخته شده و در همین کار خوب است. اگر می‌خواهید فرمول بنویسید، عددها را از چند زاویه بسنجید یا یک بار یک گزارش بسازید، اکسل بهترین ابزار است و نیازی به عوض کردنش نیست.

مشکل وقتی شروع می‌شود که همین فایل کم‌کم دفتر ثبت مشتری‌ها، فروش‌ها یا پرونده‌ها می‌شود. آن‌وقت دیگر محاسبه نمی‌کنید، فقط اطلاعات وارد می‌کنید و پیدا می‌کنید، و اکسل برای این کار ساخته نشده است.

دردسرهای ثبت اطلاعات در اکسل

کسی که با اکسل ثبت می‌کند معمولاً این چهار مشکل را دیده است.

• تاریخ شمسی در اکسل دردسر دارد. بیشتر وقت‌ها به‌صورت متن تایپ می‌شود و آن‌وقت مرتب‌سازی و فیلتر بازه تاریخ درست کار نمی‌کند؛ برای تاریخ واقعی باید با قالب‌بندی یا فرمول تبدیل کلنجار بروید.
• نام و تلفن یک مشتری را در چند برگه دوباره تایپ می‌کنید. یک غلط املایی کافی است که دو مشتری شبیه هم شوند.
• با پاک شدن یک ردیف یا جابه‌جا شدن یک ستون، فرمول‌های جمع و مانده خراب می‌شوند و معمولاً خیلی دیرتر می‌فهمید.
• فایل را برای همکار می‌فرستید، او تغییر می‌دهد و حالا دو نسخه متفاوت دارید و معلوم نیست کدام درست است.

لیست‌های متصل چه چیزی را عوض می‌کنند

اگر دنبال جایگزین اکسل در ویندوز برای ثبت اطلاعات هستید، تفاوت اصلی این است: در برگه‌یار به‌جای یک جدول بزرگ، چند لیست کوچک دارید و بعضی ستون‌ها به لیست دیگری وصل‌اند. مثلاً لیست «فروش» یک ستون «مشتری» دارد که از لیست «مشتریان» انتخاب می‌شود. مشتری را یک بار ثبت می‌کنید و در هر فروش فقط اسمش را از فهرست برمی‌دارید. اگر مشتری هنوز ثبت نشده باشد، همان‌جا داخل فرم فروش می‌توانید او را اضافه کنید.

تاریخ‌ها شمسی‌اند و کنار هر تاریخ دکمه «امروز» هست. مبلغ‌ها به تومان وارد می‌شوند. ستون «مانده» از تفاضل «مبلغ» و «پرداختی» خودکار حساب می‌شود و پایین لیست یک ردیف «جمع» دارید. چون مانده فرمولی نیست که در یک خانه بنویسید و با پاک کردن یک ردیف خراب شود، همیشه با ردیف‌ها هماهنگ است.

بالای هر لیست کادر جست‌وجو در همه ستون‌ها هست و می‌توانید فیلتر هم اضافه کنید، مثلاً فقط فروش‌هایی که ستون «مانده»شان صفر نیست. وضعیت «تسویه شد» یا «مانده دارد» را هم خودتان در فرم انتخاب می‌کنید.

فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتریان دارید؟

بسیاری از کسب‌وکارها با یک فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتریان شروع می‌کنند، چه خودشان ساخته باشند چه از نمونه‌ای آماده برداشته باشند. چنین فایلی را لازم نیست از صفر تایپ کنید.

اول لیست را بسازید، مثلاً با الگوی «مشتریان». بعد در بخش «ابزارها» گزینه ورود از اکسل را باز کنید و فایل xlsx یا CSV را انتخاب کنید. برنامه ستون‌هایی را که هم‌نام فیلدهای لیست‌اند خودش وصل می‌کند و بقیه را شما به فیلد دلخواه می‌رسانید. بعد پیش‌نمایش را می‌بینید و کار را تأیید می‌کنید.

• ردیف اول فایل باید عنوان ستون‌ها باشد.
• فایل تا ۲۰ مگابایت و ۲۰٬۰۰۰ ردیف پذیرفته می‌شود.
• ردیفی که خطا داشته باشد وارد نمی‌شود، ولی بقیه وارد می‌شوند. ردیف‌های خطادار را می‌توانید در یک فایل ذخیره، در اکسل اصلاح و دوباره وارد کنید.
• فایل‌های قدیمی xls را با «Save As» در اکسل به xlsx تبدیل کنید.

اکسل را کنار نمی‌گذارید

هر لیست برگه‌یار را می‌توانید به اکسل یا CSV خروجی بگیرید و فهرست را مستقیم چاپ کنید. پس اگر برای یک گزارش خاص باز هم به اکسل نیاز داشتید، اطلاعاتتان در دسترس است و گیر نمی‌افتید.

برگه‌یار صفحه‌گسترده نیست. فرمول آزاد، تحلیل پیچیده و محاسبه‌های یک‌باره همچنان کار اکسل است. برنامه برای وقتی است که فهرستی دارید که هر روز بزرگ‌تر می‌شود و باید پیدایش کرد.

اطلاعات روی همین رایانه ذخیره می‌شود و کار روزانه به اینترنت نیاز ندارد. اینترنت فقط برای فعال‌سازی و تمدید مجوز لازم است. از بخش «ابزارها» پشتیبان می‌گیرید و یک نسخه را روی فلش یا رایانه‌ای دیگر نگه می‌دارید.

امتحانش چه هزینه‌ای دارد

نسخه آزمایشی رایگان تا ۳۰۰ برگه یا ۳۰ روز کار می‌کند، هرکدام زودتر برسد. لازم نیست حساب کاربری بسازید. بعد از پایان آزمایش، برنامه برای دیدن، جست‌وجو، چاپ، خروجی و پشتیبان‌گیری باز می‌ماند و اطلاعاتتان پاک نمی‌شود؛ فقط برای افزودن و ویرایش باید مجوز بگیرید.

یک راه ساده برای امتحان این است که فایل اکسل خودتان را وارد کنید و ببینید لیستی که هر روز با آن کار می‌کنید چه شکلی می‌شود.

پرسش‌های متداول