نرم‌افزار آموزشگاه موسیقی و زبان: هنرجو، کلاس و ثبت شهریه
برگه‌یار نرم‌افزار آموزشگاه برای ویندوز است: هنرجویان و کلاس‌ها را یک بار ثبت میکنید و هر ثبتنام را با شهریه، پرداختی و مانده‌اش در یک لیست می‌بینید.
برای آموزشگاه کوچک و مدرس خصوصی
برگه‌یار برای آموزشگاهی است که چند ده هنرجو و چند کلاس دارد: آموزشگاه موسیقی، زبان، نقاشی یا خوشنویسی. مدرس خصوصی که هنرجوهایش را در دفتر یا اکسل نگه می‌دارد هم همین لیست‌ها را می‌تواند استفاده کند.
یک روز معمولی این‌طور است: پدر یا مادری تلفن می‌زند و می‌پرسد شهریه این ترم چقدر مانده. نام هنرجو را در کادر جستوجو می‌نویسید و ثبت‌نامش را با شهریه، پرداختی و مانده می‌بینید.
سه لیست که به هم وصل‌اند
الگوی «دفتر آموزشگاه» سه لیست می‌سازد و کنار هم قرار می‌دهد: «هنرجویان»، «کلاس‌ها» و «ثبت‌نام‌ها». هنرجو را یک بار می‌نویسید، کلاس را یک بار، و ثبتنام فقط آن دو را به هم وصل میکند.
پس اگر هنرجویی دو کلاس بردارد، ثبتنام دومش را بدون تایپ دوباره نام و تلفن می‌سازید. اگر تلفنش عوض شود، فقط در لیست هنرجویان اصلاحش میکنید.
هنرجو چه فیلدهایی دارد
لیست هنرجویان این فیلدها را دارد.
- نام کامل
- تلفن
- تلفن ولی، برای هنرجوی کودک و نوجوان
- توضیحات
کلاس‌ها
هر کلاس عنوان، مدرس، روزها، ساعت و تاریخ شروع دارد. روزها را خودتان به‌صورت متن می‌نویسید، مثلاً «شنبه و دوشنبه». لیست کلاس‌ها برنامه هفتگی یا تقویم ندارد و کلاس‌ها را برایتان زمان‌بندی نمی‌کند؛ فقط فهرستی است که ثبت‌نام‌ها به آن وصل میشوند.
ثبتنام با شهریه، پرداختی و مانده
هر ثبتنام یک ردیف است با هنرجو، کلاس، شهریه، پرداختی و تاریخ ثبتنام. هنرجو و کلاس را از لیست‌شان انتخاب میکنید و دو مبلغ را می‌نویسید.
ستون «مانده» تفاضل شهریه و پرداختی است و خودش حساب میشود، ولی شهریه و پرداختی را خودتان وارد میکنید. اگر هنرجو شهریه را در چند قسط می‌دهد، با هر قسط مبلغ پرداختی را بهروز میکنید. برنامه جدول اقساط یا یادآوری سررسید ندارد.
زیر لیست، جمع شهریه، پرداختی و مانده همه ثبت‌نام‌ها دیده میشود. برای پیدا کردن بدهکارها روی ستون مانده فیلتر می‌گذارید.
چه چیزهایی ندارد
حضور و غیاب، نمره، کارنامه و پیامک به هنرجو در برگه‌یار نیست. رسید رسمی هم صادر نمی‌کند و حسابداری آموزشگاه هم ندارد. اگر آموزشگاه بزرگی با چند شعبه و چند مدیر دارید، به سامانه آموزشگاهی کامل نیاز دارید.
در عوض اگر فقط می‌خواهید بدانید چه کسی در کدام کلاس است و چقدر پرداخته، همین سه لیست کافی است. می‌توانید فیلد دلخواه هم اضافه کنید، مثل ترم یا سطح.
اگر هنرجوها را در اکسل دارید
الگو را بسازید و لیست‌ها را به این ترتیب با «ورود از اکسل» پر کنید: اول هنرجویان، بعد کلاس‌ها، و آخر ثبت‌نام‌ها. در ثبت‌نام‌ها نام هنرجو و عنوان کلاس باید دقیقاً همان‌هایی باشد که در لیست‌شان ثبت شده، وگرنه آن ردیف خطا می‌گیرد.
چاپ و خروجی
لیست ثبت‌نام‌ها را با «چاپ لیست» روی کاغذ می‌آورید، با نام و آرم آموزشگاه بالای صفحه. کنار هر ردیف هم یک دکمه «چاپ» هست که برگه همان ثبتنام را چاپ میکند. خروجی اکسل و CSV هم دارد.
پیش از شروع
الگو را «با نمونه داده» بسازید تا چند هنرجو، کلاس و ثبتنام نمونه ببینید. نسخه آزمایشی رایگان تا ۳۰۰ برگه یا ۳۰ روز کار میکند، هرکدام زودتر برسد. هر هنرجو، کلاس و ثبتنام یک برگه است. کار روزانه اینترنت نمی‌خواهد و اینترنت فقط برای فعال‌سازی و تمدید مجوز لازم است.
پرسش‌های متداول
برای ثبت شهریه هنرجو چه فیلدهایی دارد؟
هر ثبتنام هنرجو، کلاس، شهریه، پرداختی، مانده و تاریخ ثبتنام دارد. مانده خودکار از تفاضل شهریه و پرداختی حساب میشود.
آیا برای آموزشگاه موسیقی و زبان مناسب است؟
بله، برای آموزشگاه کوچک و مدرس خصوصی. هنرجو، کلاس و ثبتنام را ثبت میکند، ولی حضور و غیاب و نمره ندارد.
میتوانم شهریه را قسطی ثبت کنم؟
با هر قسط، مبلغ پرداختی را بهروز میکنید و مانده خودکار کم میشود. جدول اقساط و یادآوری سررسید ندارد.
میتوانم تلفن ولی هنرجو را ثبت کنم؟
بله. لیست هنرجویان فیلد «تلفن ولی» دارد و هر دو تلفن در جستوجو پیدا میشوند.