دفتر اموال ساده: چه چیزهایی را ثبت کنیم
برای هر وسیله یک ردیف با کد یکتا، عنوان، دستهبندی، محل، تحویلگیرنده، تاریخ و قیمت خرید، شماره سریال و وضعیت بنویسید. همین ردیف می‌گوید وسیله کجاست، دست کیست و در چه حالی است.
هر وسیله در دفتر اموال چه فیلدهایی لازم دارد
دفتر اموال فهرستی است که هر وسیله در آن یک ردیف دارد. ستون‌ها را کم نگه دارید و فقط چیزهایی را بنویسید که بعداً برای پیدا کردن یا تصمیم گرفتن لازم می‌شوند:
- کد اموال، که برای هر وسیله یکتاست و روی خود وسیله هم چسبانده می‌شود.
- عنوان، مثل «رایانه رومیزی» یا «میز جلسه».
- دستهبندی، مثل رایانه و اداری، اثاثه، ابزارآلات یا وسایل نقلیه.
- محل، یعنی ساختمان، اتاق یا شعبه‌ای که وسیله در آن است.
- تحویلگیرنده، یعنی کسی که وسیله دست اوست.
- تاریخ خرید و قیمت خرید.
- شماره سریال، برای وسیله‌هایی که دارند.
- وضعیت، مثل «در حال استفاده»، «نیاز به تعمیر» یا «مازاد یا اسقاط».
- توضیحات، برای هر چیزی که جای دیگر نمی‌گنجد.
چه وسایلی را ثبت نکنیم
همه چیز لازم نیست در دفتر اموال باشد. خودکار، دفتر و لیوان را ثبت نکنید، چون برچسب زدن و به‌روز نگه داشتن آن‌ها به زحمتش نمی‌ارزد. خودتان یک حد تعیین کنید، مثلاً هر وسیلهای که قیمت خریدش از مبلغ مشخصی بیشتر است یا کسی مسئول نگه‌داری‌اش می‌شود، و همه همان حد را رعایت کنند.
وسایل کوچکی که با هم کار می‌کنند، مثل موس و صفحه‌کلید یک رایانه، می‌توانند در توضیحات همان رایانه بیایند و ردیف جدا نگیرند. اگر یک وسیله را بعداً جدا به کسی می‌دهید، آن موقع برایش ردیف بسازید.
نمونه ردیف‌های دفتر اموال
جدول زیر چند ردیف نمونه با داده فرضی است. اسم‌ها و کدها ساختگی‌اند و فقط شکل کار را نشان می‌دهند. در ردیف دوم، چاپگر خراب هنوز در فهرست است و وضعیتش نشان می‌دهد تعمیر لازم دارد. در ردیف سوم، وسیلهای که به کسی تحویل داده نشده باز هم محل دارد.
| کد | عنوان | دستهبندی | محل | تحویلگیرنده | وضعیت |
|---|---|---|---|---|---|
| ۰۰۱۲۴ | رایانه رومیزی | رایانه و اداری | اتاق ۲ | سارا احمدی | در حال استفاده |
| ۰۰۱۲۵ | چاپگر لیزری | رایانه و اداری | اتاق ۱ | علی کریمی | نیاز به تعمیر |
| ۰۰۱۲۶ | میز جلسه | اثاثه | سالن | بدون تحویلگیرنده | در حال استفاده |
| ۰۰۱۲۷ | دریل شارژی | ابزارآلات | کارگاه | رضا موسوی | در حال استفاده |
کد اموال را چطور شماره‌گذاری کنیم
ساده‌ترین روش یک شماره ترتیبی است: ۰۰۰۰۱، ۰۰۰۰۲ و همین‌طور بالا. هر وسیله تازه شماره بعدی را می‌گیرد. در خود کد معنایی نگذارید. اگر دسته یا اتاق را داخل کد بنویسید، با جابه‌جا شدن وسیله کد غلط می‌شود، درحالی‌که دستهبندی و محل ستون خودشان را دارند و تغییرشان آسان است.
کدی که یک بار به وسیلهای داده‌اید را به وسیله دیگر ندهید. اگر وسیلهای فروخته یا اسقاط شد، ردیفش بماند و کدش هم همان‌جا بماند. شماره‌ای که در دو زمان روی دو وسیله بوده باشد، سابقه هر دو را درهم میکند. تعداد رقم‌ها را از اول بزرگ بگیرید، مثلاً پنج رقم، تا بعداً مجبور به عوض کردن قالب همه کدها نشوید. اگر فهرست را در اکسل نگه می‌دارید، ستون کد را پیش از تایپ روی قالب Text بگذارید تا صفرهای اول نیفتد.
برچسب کد را چطور روی وسیله بزنیم
کدی که فقط در فهرست باشد به کار پیدا کردن وسیله نمی‌آید. روال ساده این است: وسیله که رسید، همان روز ردیفش را بنویسید، برچسب کد را چاپ کنید و روی جایی بچسبانید که دیده شود و ساییده نشود، مثلاً پشت یا زیر دستگاه. برای اثاثه بزرگ گوشه‌ای که هنگام جابه‌جایی دست نمی‌خورد انتخاب خوبی است.
یک نفر مسئول چسباندن برچسب باشد، حتی اگر شخص دیگری وسیله را خریده باشد. کار برچسب‌زنی هر وقت به «بعداً» موکول شود، چند ماه بعد معمولاً چند وسیله بی‌کد دارید که هیچ‌کس نمی‌داند کدام ردیف مال آن‌هاست. برچسبی که پاک شده یا افتاده را همان لحظه که دیدید دوباره بزنید، وگرنه کد فقط در فهرست می‌ماند.
تحویل وسیله به یک نفر و پس گرفتن آن
وقتی وسیلهای را به کسی می‌دهید، ستون تحویلگیرنده را همان لحظه پر کنید و در صورت لزوم تاریخ تحویل را در توضیحات بنویسید. اگر وسیله از اتاقی به اتاق دیگر رفت، ستون محل را هم عوض کنید. وسیلهای که گم‌شده به نظر می‌رسد، گاهی فقط جابه‌جا شده و کسی آن را ثبت نکرده است.
هنگام پس گرفتن وسیله هم همین دو ستون را به‌روز کنید: تحویلگیرنده را خالی بگذارید یا «انبار» بنویسید و وضعیت را با دیدن خود وسیله ثبت کنید. وقتی کسی از مجموعه می‌رود، فهرست اموال را روی نام او فیلتر کنید و همه وسایلش را با هم تحویل بگیرید.
نام آدم‌ها را همیشه یک‌جور بنویسید. اگر «علی کریمی» یک جا و «کریمی» جای دیگر باشد، فیلتر روی نام فقط بخشی از وسایل او را پیدا میکند.
شمارش سالانه: فهرست را با وسایل واقعی تطبیق دهید
سالی یک بار فهرست را چاپ کنید و اتاق به اتاق بگردید. برای هر ردیف دنبال همان وسیله بگردید و برچسبش را با کد فهرست تطبیق دهید. سه حالت پیش می‌آید: وسیله سر جایش است، جای دیگری است که محلش را اصلاح می‌کنید، یا پیدایش نمی‌کنید.
وسیلهای که پیدا نشد را بلافاصله حذف نکنید. اول از تحویل‌گیرنده‌اش بپرسید و در توضیحات تاریخ و نتیجه جست‌وجو را بنویسید. وسیلهای که در اتاق بود و در فهرست نیست هم ردیف تازه می‌گیرد، با توضیح اینکه در شمارش پیدا شده است.
در پایان کار هم یک نسخه از فهرست را با تاریخ شمارش نگه دارید. سال بعد مقایسه با آن نشان می‌دهد چه چیزی اضافه، فروخته یا گم شده است.
وسیله خراب یا فروخته‌شده را چه کنیم
وسیله خراب را از فهرست پاک نکنید. وضعیتش را به «نیاز به تعمیر» تغییر دهید و در توضیحات بنویسید چه خراب شده و چه زمانی به تعمیر رفته است. اگر تعمیرش نمی‌ارزد، وضعیت را به «مازاد یا اسقاط» ببرید و تا زمانی که واقعاً از مجموعه نرفته، ردیفش بماند.
وسیله فروخته‌شده یا اهداشده هم ردیفش را نگه می‌دارد. وضعیت را عوض کنید، تاریخ و مبلغ فروش یا نام گیرنده را در توضیحات بنویسید و محل را خالی بگذارید یا «خارج از مجموعه» بنویسید. به این ترتیب سال‌ها بعد هم می‌توانید بگویید فلان وسیله کجا رفت.
اگر فهرست را فقط برای وسایل موجود نگه دارید، ردیف حذف‌شده ردی از خود به جا نمی‌گذارد. بهتر است ردیف‌ها بمانند و هنگام نگاه کردن به فهرست روی وضعیت فیلتر بگذارید.
دفتر اموال در اکسل کجا سخت می‌شود
برای چند ده وسیله و یک نفر که فهرست را ویرایش میکند، فایل اکسل کافی است. مشکل وقتی شروع می‌شود که چند نفر فایل را نگه دارند و چند نسخه پیدا شود، یا نام تحویلگیرنده به شکل‌های مختلف تایپ شود. فایل فاکتور و عکس وسیله معمولاً در پوشه‌ای جدا می‌ماند و باید جداگانه پیدایش کرد.
ثبت اموال در برگهیار
برگهیار نرم‌افزار ثبت اطلاعات برای ویندوز است. الگوی آماده «اموال و تجهیزات» برای هر وسیله عنوان، کد اموال یا شماره سریال، دستهبندی، تحویلگیرنده، محل استقرار، تاریخ و قیمت خرید، وضعیت سلامت و توضیحات دارد. کد و شماره سریال در یک فیلد جمع شده‌اند، ولی هر فیلد را در «طراحی» می‌توانید عوض کنید. وضعیت سلامت سه گزینه دارد: «در حال استفاده»، «نیاز به تعمیر» و «مازاد یا اسقاط». تصویر وسیله یا فاکتور هم به‌صورت فایل پیوست کنار همان ردیف می‌ماند.
تحویلگیرنده از فهرست «پرسنل و تحویل‌گیرندگان» انتخاب می‌شود، پس نام هر نفر فقط یک جا نوشته شده است. برای دیدن وسایل یک نفر نامش را در جست‌وجو می‌نویسید یا روی ستون تحویلگیرنده فیلتر می‌گذارید. «چاپ لیست» فهرست را برای شمارش سالانه روی کاغذ می‌آورد.
این الگو حساب خودکار و استهلاک ندارد. فقط جمع قیمت خرید زیر لیست دیده می‌شود. برگهیار نرم‌افزار حسابداری یا انبارداری نیست، موجودی انبار نمی‌شمارد و بارکد نمی‌خواند. اگر فهرست الان در اکسل است، «ورود از اکسل» آن را وارد میکند، به شرط اینکه نام هر تحویلگیرنده از قبل در فهرست پرسنل باشد. نسخه آزمایشی رایگان تا ۳۰۰ برگه یا ۳۰ روز کار میکند، هرکدام زودتر برسد، و هر وسیله و هر نفر یک برگه حساب می‌شود. کار روزانه بدون اینترنت است و اینترنت فقط برای فعال‌سازی و تمدید لازم است.
نسخه آزمایشی رایگان برگهیار را روی ویندوز امتحان کنید.
پرسش‌های متداول
دفتر اموال حداقل چه ستونهایی لازم دارد؟
کد اموال، عنوان، محل، تحویلگیرنده و وضعیت. اگر لازم دارید، دستهبندی، تاریخ و قیمت خرید و شماره سریال را هم اضافه کنید.
کد اموال را چطور بدهیم که تکراری نشود؟
یک شماره ترتیبی بدهید و معنا در آن نگذارید. کد وسیلهای که فروخته یا اسقاط شده دوباره به وسیله دیگر داده نشود.
آیا برگهیار استهلاک اموال را حساب میکند؟
نه. فقط قیمت خرید را ثبت و جمع میکند. استهلاک و سند حسابداری ندارد.