ثبت پرونده بیماران در مطب کوچک بدون اینترنت

از هر بیمار و هر ویزیت چه چیزی ثبت کنیم

اطلاعات مطب دو دسته است: چیزهایی که یک بار برای هر بیمار ثبت می‌شود و چیزهایی که با هر مراجعه اضافه می‌شود. اگر این دو را در یک جدول مخلوط کنید، نام و تلفن بیمار در هر ردیف تکرار می‌شود و یک غلط املایی او را دو نفر می‌کند.

برای خود بیمار معمولاً این‌ها لازم می‌شود:

• نام کامل و تلفن
• کد ملی. اگر در رایانه ثبت می‌کنید، آن را متن ذخیره کنید تا صفر اولش نیفتد.
• تاریخ تولد
• یادداشت ثابت پرونده: حساسیت‌ها، بیماری‌های زمینه‌ای، هر چیزی که هر بار باید جلوی چشم باشد

ثبت ویزیت‌ها

برای هر ویزیت تاریخ، ساعت، نوع خدمت، هزینه و مبلغ پرداخت‌شده را بنویسید. پرداختی را حتی اگر بیمار همه را همان لحظه می‌دهد ثبت کنید، چون ستون جداگانه‌اش وقتی بیمار فقط بخشی را داد یا بعداً حساب می‌کند به کارتان می‌آید. تفاضل هزینه و پرداختی مانده است.

اگر مراجعه بعدی را می‌دانید، تاریخش را کنار همان ویزیت بنویسید. این‌طور صبح که مطب را باز می‌کنید لازم نیست دنبال یادداشت‌های پراکنده بگردید.

شرح معاینه و دارو را در یادداشت ویزیت بنویسید، نه لابه‌لای ستون‌های حساب، وگرنه جدول به‌سرعت شلوغ و ناخوانا می‌شود.

پرونده کاغذی چه مزیتی دارد و کجا کم می‌آورد

پرونده کاغذی برق و رایانه نمی‌خواهد، آموزش لازم ندارد و یادداشت دست‌نویس یا طرح و برگه آزمایش را راحت در خودش جا می‌دهد. برای مطبی که ماهی چند ده بیمار دارد، همین کافی است.

مشکل از جایی شروع می‌شود که بخواهید چیزی را پیدا کنید. پیدا کردن همه بیمارانی که این ماه بدهی دارند یا همه کسانی که هفته آینده نوبت دارند یعنی ورق زدن همه پرونده‌ها. جمع درآمد ماه را هم باید با ماشین‌حساب بزنید. نسخه دومی هم در کار نیست، مگر این‌که خودتان کپی بگیرید، و کپی گرفتن از پرونده کاغذی هر بار زمان می‌برد. اگر پوشه‌ای خیس شود یا گم شود، اطلاعاتش هم می‌رود.

فایل اکسل برای پرونده بیماران کافی است؟

اکسل روی رایانه خودتان اجرا می‌شود و برای کار روزانه به اینترنت نیاز ندارد. جست‌وجو و فیلتر دارد، جمع ستون را می‌زند و کپی گرفتنش یعنی کپی یک فایل. برای مطب کوچکی که پرونده‌ها را تازه از کاغذ بیرون می‌آورد، شروع خوبی است.

دو مشکل اکسل در مطب زود خودش را نشان می‌دهد. اول، یک بیمار چند ویزیت دارد. اگر هر ویزیت یک ردیف باشد، نام و تلفن بیمار در هر ردیف می‌آید و باید هر بار یکسان تایپش کنید. اگر هر ویزیت یک ستون باشد، جدول با هر مراجعه پهن‌تر می‌شود. راه درست دو برگه است، یکی برای بیماران و یکی برای ویزیت‌ها، با فرمول‌هایی که ویزیت را به بیمار وصل کند، و آن فرمول‌ها را خودتان باید بنویسید و درست نگه دارید.

دوم، اکسل جلوی خطا را نمی‌گیرد. اگر فقط ستون نام را مرتب کنید، تلفن‌ها به بیمار اشتباه می‌چسبند و ممکن است چند روز بعد بفهمید. کد ملی و تلفن هم اگر قالب متن نداشته باشند صفر اولشان را از دست می‌دهند. اگر این مشکلات را می‌شناسید و فایلتان کوچک است، اکسل جواب می‌دهد.

نرم‌افزار دسکتاپ چه فرقی می‌کند

نرم‌افزار دسکتاپ هم روی رایانه خودتان نصب می‌شود و اطلاعات همان‌جا می‌ماند. فرقش با اکسل این است که ساختار از اول برای پرونده و ویزیت ساخته شده و لازم نیست خودتان دو جدول را به هم وصل کنید. در عوض هر نرم‌افزار همان کارهایی را می‌کند که برایش ساخته‌اند و بیرون از آن‌ها شما محدودید. پیش از خرید ببینید آنچه لازم دارید، مثل ارسال به بیمه یا نوبت‌دهی اینترنتی، در فهرست امکاناتش هست یا نه. هزینه را هم بپرسید و این را که اگر روزی نرم‌افزار را عوض کردید می‌توانید اطلاعاتتان را به‌صورت فایل اکسل یا CSV بیرون بیاورید یا نه. اطلاعاتی که بیرون نمی‌آید، شما را به همان نرم‌افزار می‌بندد.

پشتیبان‌گیری از پرونده‌ها چطور انجام شود

وقتی اطلاعات بیماران فقط روی یک رایانه است، خراب شدن دیسک، دزدیده شدن یا پاک شدن اشتباهی فایل یعنی از دست رفتن پرونده‌ها. برای همین پشتیبان‌گیری باید کار ثابت هر روز یا هر هفته باشد و به حافظه شما بستگی نداشته باشد.

یک روال ساده:

• پایان هر روز کاری یک پشتیبان بگیرید. اگر روزانه سخت است، دست‌کم هفته‌ای یک بار و در روز ثابت. گرفتن پشتیبان باید کمتر از یک دقیقه طول بکشد، وگرنه کم‌کم کنار گذاشته می‌شود.
• پشتیبان را فقط روی همان رایانه نگه ندارید. یک نسخه روی فلش یا هارد جدا و یک نسخه روی رایانه دیگر یا جایی بیرون از مطب بگذارید. اگر مطب آتش بگیرد یا رایانه دزدیده شود، پشتیبان کنار رایانه هم با آن می‌رود.
• چند پشتیبان قدیمی‌تر را هم نگه دارید و تاریخ را رویشان بنویسید. اگر فایل دیروز بی‌صدا خراب شده باشد، پشتیبان امروز هم خراب است و به پشتیبان هفته پیش نیاز پیدا می‌کنید.
• هر چند ماه یک پشتیبان را روی رایانه دیگر باز کنید و ببینید پرونده‌ها کامل برمی‌گردند.

پرونده مراجعان در مطب مشاوره و روانشناسی

مشاور و روانشناس معمولاً همان دو لیست را لازم دارد: مراجع و جلسه. هر جلسه یک ردیف با تاریخ، هزینه و پرداختی است و یادداشت جلسه جدا از ستون‌های حساب نوشته می‌شود. چیزهایی که مشاور اضافه لازم دارد، مثل موضوع مراجعه یا شماره جلسه در طرح درمان، یک ستون یا فیلد جداگانه می‌خواهد.

اطلاعات این مطب‌ها حساس است و پشتیبان هم همین‌قدر حساس است. فلش یا هاردی که پرونده‌ها رویش است جایش باید معلوم باشد و نباید هر کسی به آن دسترسی داشته باشد.

برگه‌یار برای پرونده بیماران چه می‌کند

برگه‌یار نرم‌افزار ثبت اطلاعات برای ویندوز است. الگوی «بیماران» با نام کامل، تلفن، کد ملی (که متن ذخیره می‌شود)، تاریخ تولد شمسی و توضیحات دارد و الگوی «ویزیت و حساب بیمار» هر ویزیت را به یک بیمار وصل می‌کند. تاریخ، ساعت، خدمت، هزینه و پرداختی را می‌نویسید و ستون «مانده» خودش حساب می‌شود. زیر لیست جمع هزینه، پرداختی و مانده می‌آید و با فیلتر ستون مانده فقط بدهکارها را می‌بینید. فیلدهای الگو را در «طراحی» می‌توانید عوض کنید، مثلاً برای مشاوره موضوع مراجعه اضافه کنید.

فیلد «نوبت بعدی» در صفحه «امروز» برای امروز و هفت روز آینده نشان داده می‌شود. این فقط یادآور خود شماست و به بیمار پیامک یا تماس نمی‌فرستد. اگر پرونده‌ها در اکسل است، «ورود از اکسل» فایل xlsx یا CSV را می‌خواند و ستون‌ها را به فیلدها وصل می‌کند. نام بیمار در ویزیت‌های قدیمی باید با لیست بیماران یکی باشد، وگرنه آن ردیف خطا می‌گیرد.

برگه‌یار نرم‌افزار کامل مدیریت کلینیک نیست. ارسال به بیمه، نوبت‌دهی اینترنتی، نسخه الکترونیک و پذیرش برای چند پزشک ندارد. اطلاعات روی رایانه خودتان می‌ماند و به جایی فرستاده نمی‌شود. از بخش «ابزارها» پشتیبان می‌گیرید که یک فایل zip است. کار روزانه بدون اینترنت است و اینترنت فقط برای فعال‌سازی و تمدید لازم است. نسخه آزمایشی رایگان تا ۳۰۰ برگه یا ۳۰ روز کار می‌کند. فروش به‌زودی شروع می‌شود.

پرسش‌های متداول